PAPALITAN na ng bagong sistema sa ilalim ng proyektong Banner Initiative to Transform, Unify, Integrate, and Navigate (BITUIN) ang kasalukuyang ginagamit na animo.sys at my.LaSalle, ayon kay Project Owner Dr. Arnel Uy at Project Executive Allan Borra. Layon nilang mailunsad ang nasabing sistema sa unang kwarter ng 2021.
Sa kanilang panayam sa Ang Pahayagang Plaridel (APP), binigyang-diin nina Uy at Borra na magsisilbi itong solusyon sa ilang problemang kinahaharap ng pamayanang Lasalyano, katulad ng mabagal na proseso ng enlistment at procurement.
Handog ng proyektong BITUIN
Inilarawan ni Borra ang proyektong BITUIN bilang isang “integrated information system.” Layon nitong pagsama-samahin ang mga proseso sa ilalim ng iisang sistema para sa mas produktibong paghahatid ng serbisyo sa Pamantasan.
Nakapaloob sa bagong sistema ang integrasyon ng tatlong main domain platform na ginagamit ng Pamantasan. Una rito ang finance management na namamahala sa mga transaksyong pampinansyal, student life cycle na nangangasiwa sa mga transaksyong kinabibilangan ng my.LaSalle, enrollment, admission, at student support, at panghuli ang human resource management na tumutugon sa mga pangangailangan ng mga empleyado.
Paglalahad ni Uy, marami pang ibang sangay ang maiuugnay sa paglulunsad ng proyektong ito na makatutulong din sa pagresolba ng mga problema sa Pamantasan.
Ilan sa mga kaagapay ng Pamantasan sa proyektong ito ang Active Business Solutions, Inc. para sa financial management, SMS Global Technologies, Inc. para sa student life cycle, at Genie Technologies, Inc. para sa human resource management.
Pamalit sa animo.sys at my.LaSalle
Bago ipaliwanag ni Borra sa APP ang pagbabago sa aspektong panteknolohiya, nagbalik-tanaw muna siya sa pagtatatag ng mga kasalukuyang sistema. Pagsasalaysay niya, “Yung current natin na sistema which is my.LaSalle at saka animo.sys, homegrown ‘yan, ibig sabihin may grupo tayo from IT services na dinevelop ‘yan and ginawa ito since 1990s.”
Pagpapatuloy niya, maganda ang pagkakadisenyo ng mga nabanggit na sistema ngunit nangangailangan ng regular na pag-upgrade ang mga hardware at software nito upang makasabay sa mga pangangailangan ng mga gumagamit nito.
Binanggit din ni Borra ang paggamit ng Camu na magsisilbing panibagong student records management system na papalit sa my.LaSalle at animo.sys. Aniya, on-premise ang mga kasalukuyang sistema kaya hindi nito kaya ang maramihan at sabay-sabay na paggamit. Pagpapalawig ni Borra, 1500 concurrent user lang ang kaya ng animo.sys samantalang 200-400 concurrent user naman para sa my.LaSalle.
Binigyang-linaw naman niya ang cloud na gagamitin ng bagong sistema. Ipinaliwanag ni Borra sa APP na mas malaki ang magiging kapasidad ng serbisyong mapapaloob dito, lalo na sa proseso ng enrollment na isa sa mga kadalasang problema ng mga Lasalyano.
Ikinuwento rin ni Borra na nakakatatlong reboot sa server ang kaniyang opisina tuwing enrollment. Inaasahan namang kakayanin ng bagong sistema ang bilis na tatlong segundo bawat transaksyon sa webpage at makapaghahatid ng serbisyo sa 22000 concurrent user nang sabay-sabay. Paglilinaw naman ni Uy, malaki ang kapasidad ng bagong sistema ngunit may iba pang salik na kailangang isaalang-alang sa paggamit nito.
Pagpapatuloy sa kabila ng pandemya
Bahagi ng pagpapatupad ng proyektong BITUIN ang pagsasanay sa mga gagamit ng bagong sistema. Bunsod ng pandemyang nararanasan, kinailangan nilang isagawa ang mga pagsasanay gamit ang mga online na plataporma. Pagtitiyak naman ni Uy, “‘Di kami huminto. Bumagal nga lang dahil syempre we have to adjust to a new way of doing things.”
Inilahad ni Uy na nagsanay sila sa pamamagitan ng mga webinar, Zoom meeting, paggamit ng iba’t ibang portal, at pagpapalabas ng mga bidyo. Dagdag pa niya, magpapatuloy ang mga pagsasanay kahit nailunsad na ang bagong sistema ng BITUIN upang mas mapadali ang pag-abot ng kasanayan sa iba’t ibang paraan ng paggamit nito.
Nabanggit din niyang tinutulungan sila ng mga kaagapay sa proyekto sa paglipat ng Pamantasan sa bagong sistema. Maliban dito, nakakuha rin sila ng bagong pananaw sa paggamit ng cloud bilang solusyon upang hindi na gaanong umaasa sa Information Technology Services. Ibinahagi rin ni Borra na natutunan nila ang disiplina ng project management at pagpapahalaga sa data governance.
Ipinunto naman ni Uy na inihahanda ng BITUIN ang Pamantasan para sa next normal habang sinusunod ang landas tungo sa pagiging “21st century relevant university.”
Sa paghahangad na makapaghandog ng epektibong sistema, tinitiyak nilang maayos ang pagsasakatuparan nito. “Live system siya kasi continuously improving the process, continuously improving how we can optimize the system, and then later on we will continue to be on the lookout for better solution,” paniniguro ni Uy.